Warum sollten wir uns überhaupt die Mühe machen, im Unternehmen eine digitale Wissensplattform zu installieren? Kosten das nicht nur wieder Geld & Zeit, die doch viel besser für die Weiterentwicklung unserer Produkte oder die Akquise und Betreuung von weiteren Kunden nutzen sollten?
In den 70-iger Jahren haben wir circa 1.000 Nachrichten pro Jahr am Telefon, via Brief, Telex und Telegramm erhalten und bearbeitet. In 2013 lagen wir schon bei 70.000 Nachrichten pro Jahr und die Anzahl ist in den letzten Jahren – dank der Sozialen Medien – weiter drastisch angestiegen.
Und wer kennt das nicht: Man sucht verzweifelt eine Nachricht, eine Datei oder einen Ausdruck, von dem man weiß, dass man ihn irgendwo abgelegt hat. Nach minutenlangen Suchen gibt man entnervt auf und fragt Google bzw. einen Kollegen. Auch die Suche nimmt wieder Zeit in Anspruch, die man ggf. gerade nicht hat. Im schlimmsten Falle fängt man sogar an, seine Informationen neu zu strukturieren.
Ein weiterer Aspekt ist auch der Generationswechsel und Fachkräftemangel: Geht ein Mitarbeiter, geht auch sein Wissen. Während unserer Zeit in einem Unternehmen eigenen wir uns durch die gemachten Erfahrungen eine unglaubliche Menge an Wissen an. Dieses Wissen ist aber nur in unseren Köpfen und steht beim Verlassen des Unternehmens den nachkommenden Fachkräften nicht mehr zur Verfügung… Was ist, wenn dann Maschinen still stehen oder man Kunden nicht mehr weiterhelfen kann, da man nichts über die Kundenhistorie der Vergangenheit weiß?
Wie Ursula von der Leyen schon richtig erkannt hat: „Die Jüngeren rennen zwar schneller, die Älteren kennen aber die Abkürzung.“
Was es deshalb braucht, ist ein Wissensmanagement, welches einen aktiven Wissensaustausch & -transfer ermöglicht. Das Wissen muss raus aus den Köpfen der Mitarbeiter und einem zentralen Ort, schnell auffindbar und leicht zu ergänzen gespeichert sein.
Mit Wikis lässt sich dies relativ einfach umsetzen:
Die Inhalte können ohne aufwändige Schulungen von ALLEN eingestellt werden und sind bereits nach kürzester Zeit für alle Benutzer sichtbar. Zahlreiche Open-Source-Techniken können kostengünstig erworben werden. WIKIs, die kostenpflichtig abgegeben werden, verfügen über eine vereinfachte Anwendung durch die Benutzer und durch ansprechende grafische Aufbereitung. Auch die Anbindung weiterer Funktionen von anderen Tools kann zu einer Kauflösung führen.
Wichtig ist, dass jeder sein eigenes Wissen direkt im Wiki erfassen kann. Jeder Mitarbeiter hat für sein Themengebiet Schreibrechte. Es ist auch jederzeit nachvollziehbar, wer was zu welchem Zeitpunkt verändert hat. Bestehende Artikel können durch Kollegen durch ihr eigenes Wissen ergänzt werden.
Die Mitarbeiter entscheiden selbst, welches Wissen für sie relevant ist. Was fehlt, wird durch den Wissensträger ergänzt. Änderungen werden direkt angepasst.
Wenn auch Sie unter chronischer Informationsflut, ständiger Sucheritis oder der Kollegen-Renten-Flucht leiden, sollten Sie sich dringend mit dem Thema und WIKIs als technische Lösung auseinandersetzen.
Oder auch gerne Ihre Erfahrungen hier mit uns teilen.
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